為規(guī)范公司辦公文檔管理，形成科學(xué)、有效、系統(tǒng)地管理機(jī)制，結(jié)合公司實際，特制定本辦法。

　　第一條凡經(jīng)公司行政辦公室收、發(fā)的各種文件、材料及屬公司或行政辦公室工作范圍的文檔材料，一律由行政辦公室負(fù)責(zé)存檔。

　　第二條文檔由行政辦公室文書專人保管，負(fù)責(zé)收發(fā)文登記，整理分類、編號、保存，辦理借、查閱登記及文檔回收等工作。未辦理借閱手續(xù)不得借閱文件，否則保管人承擔(dān)責(zé)任。

　　第三條文檔存放于公司行政辦公室專用文件柜中，鑰匙由專人保管。文件應(yīng)分類放置。對需要辦理的文件，按辦理情況存放；已辦理完畢的文件，按已擬定的立卷類目存放；未辦理完畢的文件放于待辦文件夾中。存放文件應(yīng)同時放置文件目錄（紙質(zhì)版和電子版同時設(shè)置目錄并掃描存檔），便于使用時查找。

　　第四條對于承辦件，應(yīng)催促承辦部門盡快按規(guī)定時限盡快辦理，處理結(jié)果及時反饋；辦理完畢后及時將文件退公司行政辦公室存檔。

　　第五條文檔分類采用主題分類和業(yè)務(wù)項目相結(jié)合的方法分類立卷，并按時間順序排列，輔以數(shù)字排序的方式，以便于管理和迅速準(zhǔn)確查找。

　　第六條文檔的借閱，由保管人與借閱人當(dāng)面查點(diǎn)所借文件的類別、份數(shù)和頁數(shù)，借閱人在登記簿上簽字，填寫借閱期限；在限定的借閱期限過后，保管人應(yīng)及時催促借閱人退還文件，以免丟失或影響他人使用。對于有特殊保密要求的文件，可根據(jù)保密等級，限在公司辦公室查閱，不得帶走，不得復(fù)印。對辦理完借閱手續(xù)的文件，借閱人需妥善保管，不得涂改、損壞或丟失。

　　第七條行政辦公室文檔的保存年限：對于公司的重要文檔，公司長期保存或保存10年以上（可在公司辦保存兩年后轉(zhuǎn)檔案室保存）；對于一般文檔，保存期5年。文檔的整理工作一般在本年度的第一季度完成。

　　第八條文件的銷毀：對無需立卷存檔，使用完畢，無保存價值的文件、資料、刊物等，在使用完畢進(jìn)行清點(diǎn)登記后即可銷毀。對超過保存期的文件，定期進(jìn)行清點(diǎn)登記，簽批備案后按文件銷毀程序處理。

　　第九條檔案移交，對保存期已滿兩年以上的文件，除公司行政辦公室確需繼續(xù)保管外，可移交檔案室存檔，公司行政辦公室僅保存歸檔移交文件的目錄、歸檔時間、檔案編號，以便查閱。

　　第十條行政辦公室存檔文件的范圍：

　　1、甲類：

　　1）公司章程、營業(yè)執(zhí)照、法人證書、公司登記注冊材料

　　2）公司董事會、股東組成人員（單位）名單及材料

　　3）對上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的請示、報告文件，上級機(jī)關(guān)下達(dá)的文件、通知、批復(fù)

　　4）公司歷史性文字、影音、圖片資料

　　5）公司內(nèi)部印發(fā)的管理制度、章程、管理辦法、條例

　　6）董事會、股東會、辦公會會議紀(jì)要

　　7）公司發(fā)展規(guī)劃，對外合作協(xié)議、文件

　　8）公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、獎勵、考核、晉職晉級、處罰文件材料

　　9）重要領(lǐng)導(dǎo)人講話、題詞、照片、錄像

　　2、乙類：

　　1）公司對外宣傳冊、廣告、技術(shù)、產(chǎn)品介紹、展示會資料

　　2）公司專項授權(quán)書、委托書

　　3）會議、專項活動音像、圖片資料

　　第十一條存檔文件的形式，對甲類資料要求存正式文本1～2份，對公司行政辦公室打印董事長、總經(jīng)理以公司名義對外簽發(fā)的文件，除保存正文外還要保存底稿和簽發(fā)手續(xù)。

　　第十二條公司內(nèi)其他各單位，各職能部門對各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文檔，各自負(fù)責(zé)整理、存檔，按類別、內(nèi)容、時間歸類。

　　第十三條各部門凡需移交檔案室長期保存的檔案，由各職能部門清理后，登記造冊，經(jīng)各部門領(lǐng)導(dǎo)人簽字批準(zhǔn)，送交檔案室保存。同時交給公司行政辦公室存檔目錄一份，以便公司行政辦公室保留相應(yīng)的檔案目錄。

　　第十四條公文的簽收程序

　　1、公文的編號保管

　�。�1）行政辦公室對政府來文及下屬單位和部門來文拆封后應(yīng)及時附上"文件處理傳閱單"，并分類登記編號、保管；須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟的文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交行政辦公室辦理正常登記保管手續(xù)。

　　（2）本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交行政辦公室文員進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存。

　　2.、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　�。�1）所有公文函件均需由行政辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由行政辦公室文員分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管部門領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要立即辦。

　�。�2）一般函、電、單據(jù)等，由行政辦公室文員直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主管領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)商確定主要負(fù)責(zé)部門后，責(zé)成主抓部門分轉(zhuǎn)處理。

　�。�3）為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，行政辦公室文員應(yīng)在當(dāng)天或第二天上午將文件分送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門進(jìn)行閱批處理，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特殊情況例外）。

　　3、文件的傳閱與催辦

　�。�1）傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　�。�2）閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件送交行政辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"，行政辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

　�。�3）文件閱完后，應(yīng)送交行政辦公室文書，切忌橫傳。

　�。�4）行政辦公室文書對文件負(fù)有催辦督促檢查的責(zé)任。承辦部門接到文件后應(yīng)立即指定專人辦理；承辦部門不得將文件壓放、分發(fā)，如需備查或使用，應(yīng)按照公司規(guī)定，征得行政辦公室同意后，方可予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔保管。

　　第十五條公司財務(wù)檔案由財務(wù)部統(tǒng)一管理、市場管理和消防安全管理檔案由市場安全部統(tǒng)一管理、市場督查文件檔案由市場督查部統(tǒng)一管理；分公司業(yè)務(wù)類檔案由分公司統(tǒng)一管理。

　　第十六條公司各單位、各部門均按本辦公文檔管理辦法執(zhí)行。

　　辦公文檔收文管理流程

　　1、上級或平級單位來文

　　接收公文→行政辦公室登記、擬辦、分轉(zhuǎn)→分管領(lǐng)導(dǎo)閱簽批辦→承辦部門落實執(zhí)行并簽署意見（辦理結(jié)果由承辦部門向主管副總或總經(jīng)理匯報）→公文原件辦復(fù)后行政辦公室立卷歸檔

　　2、下級單位來文（主要是請示、申請、匯報等）

　　行政辦主任對來文材料進(jìn)行審核（不符合行文規(guī)定要求的文稿打回原單位重新擬稿）→行政辦主任做出批辦意見并填寫《請示來文審核閱辦單》做好編號和來文登記記錄→轉(zhuǎn)呈后勤辦公室或主管副總閱處，做出指示性意見安排→承辦部門對請示、申請事項進(jìn)行具體審查、核實，并簽署核查結(jié)果意見→后勤辦公室將請示文稿以及公文審核閱辦單會簽意見轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理閱處→→總經(jīng)理做出最終明確指示性意見→行政辦將各級領(lǐng)導(dǎo)會簽的審核閱辦單復(fù)印件轉(zhuǎn)發(fā)給來稿單位以示意見回復(fù)→行政辦將各級領(lǐng)導(dǎo)會簽的審核閱辦單原件及下級來文進(jìn)行登記存檔備案。