一、文書檔案立卷歸檔制度

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)本公司檔案工作，特制定本制度。

　　第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

　　第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時(shí)交專（兼）職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第二章文件材料的收集管理

　　第四條堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專（兼）職文書人員負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定，人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)告之行政辦公室主任，行政辦公室主任對(duì)公司整體檔案管理工作負(fù)總責(zé)。

　　第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含本轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由行政辦公室統(tǒng)一收集管理。

　　第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。

　　1、公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員，必須將會(huì)議的主要文件資料向行政辦公室文書人員移交并辦理歸檔手續(xù)；

　　2、本公司召開會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向行政辦公室文書人員移交并辦理歸檔手續(xù)；

　　第七條各部門專（兼）職文書的職責(zé)

　　1、了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料；

　　2、認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年3月末前，將上一年度的歸檔文件材料歸檔完畢，并向行政辦公室檔案管理專職人員辦理移交及簽收手續(xù)；

　　3、承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。

　　第三章歸檔范圍

　　第八條重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等。

　　第九條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

　　第十條本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　第十一條本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

　　第十二條本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

　　第十三條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。

　　第十四條信訪工作材料。

　　第十五條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　第十六條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

　　第十七條本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

　　第十八條本公司歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄象等。

　　第四章平時(shí)歸卷

　　第十九條各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度，對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。

　　第二十條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號(hào)。

　　第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

　　第二十二條專（兼）職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)"對(duì)號(hào)入座"，并在收發(fā)文登記簿上注明。

　　第五章立卷（案卷質(zhì)量要求）

　　第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部（室）兼職檔案員配合，行政辦公室檔案文書管理人員負(fù)責(zé)組卷、編目。

　　第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

　　第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　第二十六條在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文件單獨(dú)立卷。

　　第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在批復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

　　第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角書寫頁號(hào)。

　　第三十條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整，卷內(nèi)目錄放在卷首。

　　第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表放置在卷尾。

　　第三十二條案卷封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式

　　案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要先去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

　　第三十四條案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）----文件----封底（含備考表），以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，放置于檔案柜內(nèi)保存。

　　二、檔案管理規(guī)定

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。

　　第二條本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有辦存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第三條公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。

　　第四條檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。

　　第二章檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

　　第五條公司各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員）。

　　第六條檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，行政辦公室負(fù)責(zé)接收、收集、整理、立卷、保管第二條所指定的由行政辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門、各分公司的檔案管理工作。

　　第七條行政辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采取科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、信息化和規(guī)范化。

　　第三章檔案的管理

　　第八條整理辦法

　　1、方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷；

　　2、步驟：

　�。�1）收集：文書檔案：當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷；

　�。�2）整理：根據(jù)分類和成立時(shí)間整理；

　�。�3）分類：根據(jù)下述分類方法分類；

　�。�4）立卷：區(qū)分不同價(jià)值確定保管期限：永久、長期、短期；

　　第九條過程管理

　　1、屬于公司保管的檔案：公司及各分公司部門的資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，在每年1月末前將上一年度需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)移交給總公司行政辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有；

　　2、屬于分公司和部門保管的檔案：在每年12月末前將本年度本部門單位的資料檔案匯編整理成冊(cè)，形成檔案總目錄，并將其上報(bào)給總公司行政辦公室，留待備查；

　　第十條監(jiān)督：總公司行政辦公室根據(jù)各分公司和各部門上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各分公司和各部門檔案的管理工作。

　　第十一條銷毀：須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。

　　第十二條公司檔案的分類及編號(hào)：各分公司、各部門資料員經(jīng)總公司行政辦公室指導(dǎo)培訓(xùn)后，按有關(guān)檔案分類及編號(hào)要求操作。

　　第十三條在業(yè)務(wù)中對(duì)外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理規(guī)定》處理。

　　第十四條借閱：因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)行政辦公室主任核準(zhǔn)、行政主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可帶出，用畢即歸還（包含復(fù)印件）。閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　第十五條分級(jí)查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對(duì)的制定權(quán)。

　　第四章檔案備份制度

　　第十六條公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。

　　第十七條各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對(duì)存入電腦的資料、檔案，公司行政辦公室在每年年末對(duì)公司所有辦公電腦的資料進(jìn)行統(tǒng)一拷貝存檔（包含分公司的業(yè)務(wù)臺(tái)帳資料和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料），形成資料檔案備份盤，以便保持公司歷史資料的延續(xù)性和真實(shí)性。

　　第十八條備份盤與源盤應(yīng)分開存放，公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。

　　第五章處理?xiàng)l例

　　第十九條有下列行為之一，根據(jù)情節(jié)輕重，給予50--500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪，依法追究刑事責(zé)任：

　　1、損毀、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案；

　　2、擅自向外界提供、摘抄企業(yè)檔案；

　　3、涂改、偽造檔案；

　　4、未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者；

　　5、未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理者同罰）；

　　第六章責(zé)任

　　第二十條本制度適用于本公司各部門、各分公司和全體員工；

　　第二十一條本制度監(jiān)督責(zé)任部門為總公司行政辦公室，第一責(zé)任人為各部門、各分公司指定的資料員；第二責(zé)任人為各部門和各分公司經(jīng)理。

　　第二十二條總公司行政辦公室就檔案管理的細(xì)節(jié)程序要求、登記表格的統(tǒng)一規(guī)范以及業(yè)務(wù)流程擬定等工作，結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行完善處理，并指導(dǎo)各部門和各分公司開展好檔案管理的規(guī)范化操作工作。