一、總則

　　為加強(qiáng)公司辦公物品（含生活服務(wù)類物資）采購(gòu)工作管理，嚴(yán)格辦公用品的采購(gòu)、驗(yàn)收和保管程序，規(guī)范物資采購(gòu)過(guò)程中的經(jīng)濟(jì)行為，提高工作效率，節(jié)約開(kāi)支，使辦公用品的管理程序化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本辦法。

　　1、公司辦公物品采購(gòu)工作實(shí)行計(jì)劃報(bào)批、預(yù)算管理、統(tǒng)一采購(gòu)制度。

　　2、被列入固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備采購(gòu)?fù)瑫r(shí)應(yīng)執(zhí)行公司固定資產(chǎn)管理制度。

　　3、后勤辦公室是公司（含分公司）辦公物品采購(gòu)歸口管理部門(mén)。

　　二、職責(zé)

　　1、總經(jīng)理職責(zé)

　�。�1）采購(gòu)合同的批準(zhǔn)；

　�。�2）《物品購(gòu)置計(jì)劃表》的批準(zhǔn)；

　�。�3）預(yù)算外或緊急物品需求采購(gòu)的批準(zhǔn)；

　�。�4）采購(gòu)付款的批準(zhǔn)；

　　2、分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

　　（1）對(duì)預(yù)算外或緊急物品需求進(jìn)行審核；

　　（2）對(duì)有關(guān)采購(gòu)合同進(jìn)行審查；

　　3、后勤辦公室職責(zé)

　�。�1）月度辦公物品采購(gòu)計(jì)劃及預(yù)算編制；

　�。�2）《物品購(gòu)置計(jì)劃表》的審核；

　�。�3）長(zhǎng)期辦公物品供應(yīng)商家的選定；

　�。�4）牽頭做好有關(guān)辦公物品采購(gòu)及市場(chǎng)比選工作的組織，按照已批采購(gòu)計(jì)劃組織采購(gòu)；

　　（5）對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行發(fā)放、管理或移交申請(qǐng)部門(mén)使用、管理；

　�。�6）負(fù)責(zé)組織所采購(gòu)物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收；

　�。�7）監(jiān)督各部門(mén)辦公用品的使用情況。

　　4、財(cái)務(wù)部職責(zé)

　�。�1）月度需求預(yù)算計(jì)劃審核；

　�。�2）月度采購(gòu)付款審核；

　�。�3）提供采購(gòu)物品所需資金及催辦相關(guān)采購(gòu)部門(mén)及時(shí)報(bào)帳；

　�。�4）參與相關(guān)所采購(gòu)物品的驗(yàn)收和驗(yàn)證及相關(guān)物資采購(gòu)招標(biāo)工作；

　　5、購(gòu)置部門(mén)職責(zé)

　�。�1）提報(bào)月度物品需求（采購(gòu)）計(jì)劃；

　�。�2）審議采購(gòu)工作相關(guān)事宜；

　　（3）對(duì)有關(guān)月度物品（采購(gòu)）計(jì)劃進(jìn)行審核確認(rèn)；

　　（4）參與有關(guān)所采購(gòu)物品的檢驗(yàn)或驗(yàn)證及相關(guān)物資采購(gòu)招標(biāo)工作。

　　三、管理內(nèi)容

　　1、分類

　　本采購(gòu)管理辦法所指辦公物資為：各類辦公設(shè)備、用具、日常用品、耗材；后勤服務(wù)類；消耗性小額物資、低值易耗品；其他非生產(chǎn)類物品。

　　2、計(jì)劃與審批

　�。�1）公司月度辦公物資采購(gòu)計(jì)劃及預(yù)算的編制以年度預(yù)算計(jì)劃為基礎(chǔ)，月度預(yù)算計(jì)劃為依據(jù)，按照需求合理、配置科學(xué)、高效節(jié)約的原則進(jìn)行；

　　（2）辦公物品計(jì)劃分季度需求計(jì)劃、月度采購(gòu)計(jì)劃，緊急需求采購(gòu)三種；公司各部門(mén)每月25日前，按預(yù)算要求報(bào)下一月度需求計(jì)劃；公司月度物品采購(gòu)計(jì)劃由后勤辦公室在當(dāng)月5日前組織編制；緊急需求及預(yù)算外需求采購(gòu)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由后勤辦公室按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)組織采購(gòu)，并納入下一月度采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃。分公司季度辦公物品需求計(jì)劃每季度末月25日前報(bào)公司后勤辦公室備案批準(zhǔn)；

　　（3）各部門(mén)購(gòu)置物品應(yīng)填寫(xiě)《物品購(gòu)置計(jì)劃表》，經(jīng)后勤辦公室按計(jì)劃審核后，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理審批確認(rèn)；特殊物品或急需物品的采購(gòu)需經(jīng)公司后勤辦公室同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可由分公司自行購(gòu)買(mǎi)；

　　（4）辦公用品、福利用品的配置及發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，低值易耗品的采購(gòu)由后勤辦公室根據(jù)各部門(mén)的實(shí)際工作情況核定后實(shí)行定額使用管理。

　　3、采購(gòu)原則與實(shí)施

　�。�1）辦公物品采購(gòu)按照"同等條件、質(zhì)優(yōu)優(yōu)選、價(jià)優(yōu)優(yōu)選、近處單位優(yōu)選、老供貨單位優(yōu)選、直接生產(chǎn)商優(yōu)選、信譽(yù)好單位優(yōu)選"的方式，綜合考慮"質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、獸后服務(wù)"四個(gè)方面的內(nèi)容，在"重質(zhì)量、遵合同、守信用、看服務(wù)"的前提下，做好辦公物品供應(yīng)商的考察選擇工作。重要辦公物品供應(yīng)商必須具有"資質(zhì)完備、質(zhì)量可靠、誠(chéng)信度高、服務(wù)周到"等要求；

　　（2）普通辦公物品采購(gòu)由后勤辦公室指定專人負(fù)責(zé)組織實(shí)施。對(duì)批量小、品種雜的辦公物品通過(guò)"定點(diǎn)、定期、定量"采購(gòu)；對(duì)特殊需求物品，經(jīng)市場(chǎng)進(jìn)行多家同類商品或相關(guān)商品性價(jià)比選后，擇優(yōu)選購(gòu)。

　�。�3）公司大宗辦公物品（設(shè)備）采購(gòu)，適宜招標(biāo)者應(yīng)首選招標(biāo)進(jìn)行/

　　4、采購(gòu)經(jīng)辦

　�。�1）采購(gòu)經(jīng)辦人員接到經(jīng)批準(zhǔn)同意的《物品購(gòu)置計(jì)劃表》后，先核對(duì)采購(gòu)內(nèi)容，查閱有關(guān)資料后，根據(jù)辦公物品需求的緩急程度，參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料，預(yù)選相關(guān)供貨商；

　�。�2）采購(gòu)經(jīng)辦人員對(duì)廠商的報(bào)價(jià)資料進(jìn)行整理后，應(yīng)深入分析，擬定議價(jià)方式及各種有利條件，按照經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)方式與供貨商議價(jià)；

　�。�3）采購(gòu)經(jīng)辦人員詢價(jià)、議價(jià)以及對(duì)有關(guān)物品的質(zhì)量、付款方式等內(nèi)容洽談完成后填寫(xiě)《物品采購(gòu)購(gòu)置計(jì)劃審批表》，經(jīng)過(guò)后勤辦公室主任審核后，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后進(jìn)行采購(gòu)；

　�。�4）對(duì)需要與供應(yīng)商簽訂《購(gòu)貨合同》的辦公物品采購(gòu)，則按合同審批程序經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后再進(jìn)行采購(gòu)。

　　5、驗(yàn)收及領(lǐng)用

　　（1）采購(gòu)辦公物品到貨后，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)提請(qǐng)有關(guān)部門(mén)和人員對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行檢驗(yàn)或驗(yàn)證。物品經(jīng)檢驗(yàn)或驗(yàn)證合格后，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)按要求填寫(xiě)《物品驗(yàn)收單》，并經(jīng)簽字登記后方可入庫(kù)或發(fā)放。

　�。�2）后勤辦公室及申購(gòu)部門(mén)要對(duì)所采購(gòu)物品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范明確，對(duì)于經(jīng)檢驗(yàn)或驗(yàn)證不合格的采購(gòu)物品，采購(gòu)經(jīng)辦人員必須與供貨商協(xié)商，采取退貨、換貨或索賠措施；

　�。�3）各需求部門(mén)在物品驗(yàn)收合格后根據(jù)公司物品分類管理要求辦理領(lǐng)用手續(xù)；普通辦公用品、低值易耗品類，按照相關(guān)規(guī)定，部門(mén)直接向后勤辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用；實(shí)物資產(chǎn)類，需求部門(mén)按照規(guī)定辦理手續(xù)領(lǐng)用后的同時(shí)，后勤辦公室應(yīng)設(shè)立實(shí)物資產(chǎn)管理臺(tái)帳，以準(zhǔn)確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀。

　　6、付款方式

　　（1）采購(gòu)物資為預(yù)付款方式，由采購(gòu)相關(guān)人員憑《采購(gòu)合同》或《物品購(gòu)置計(jì)劃審核表》，按照有關(guān)規(guī)定填寫(xiě)借款單，經(jīng)財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審核批準(zhǔn)簽字同意后辦理預(yù)付款手續(xù)；

　�。�2）采購(gòu)物品為除預(yù)付款方式之外的方式付款的，在采購(gòu)物資到貨后，由相關(guān)采購(gòu)人員憑《采購(gòu)合同》或《物品購(gòu)置計(jì)劃審核表》、《物品驗(yàn)收單》以及購(gòu)貨發(fā)票，根據(jù)公司財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的有關(guān)規(guī)定辦理報(bào)銷(xiāo)付款手續(xù)。

　　四、采購(gòu)流程監(jiān)督管理規(guī)定要求

　　公司的采購(gòu)流程分為日常采購(gòu)流程和應(yīng)急情況下的采購(gòu)流程

　　1、日常采購(gòu)流程

　�。�1）原則上每月月末后勤辦公室向機(jī)關(guān)各部門(mén)、各分公司下發(fā)經(jīng)營(yíng)用品、辦公用品購(gòu)置計(jì)劃表，由機(jī)關(guān)各部門(mén)、各分公司上報(bào)月度經(jīng)營(yíng)用品、辦公用品的使用計(jì)劃。

　�。�2）后勤辦公室對(duì)機(jī)關(guān)各部門(mén)、各分公司上報(bào)的計(jì)劃進(jìn)行匯總，同時(shí)與供貨商聯(lián)系，確定供貨價(jià)格，制定《物品購(gòu)置計(jì)劃審核表》。

　�。�3）總經(jīng)理、主管副總、財(cái)務(wù)部對(duì)后勤辦公室制定的審核表進(jìn)行審批。

　�。�4）經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，在公司財(cái)務(wù)部支款。

　�。�5）后勤辦公室管理人員與各分公司后勤人員共同到供貨點(diǎn)進(jìn)行入庫(kù)、出庫(kù)登記，各分公司后勤人員現(xiàn)場(chǎng)將劃撥的經(jīng)營(yíng)用品、辦公用品領(lǐng)用。

　�。�6）后勤辦公室?guī)旃堋⒏鞣止�司領(lǐng)用人員、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督人員核實(shí)數(shù)量，共同簽字確認(rèn)。

　�。�7）后勤辦公室采購(gòu)負(fù)責(zé)人拿發(fā)票及材料明細(xì)到總公司財(cái)務(wù)部進(jìn)行沖銷(xiāo)。

　　2、應(yīng)急情況下采購(gòu)流程

　　考慮到各分公司日常經(jīng)營(yíng)中會(huì)有緊急維修情況發(fā)生，特?cái)M定相關(guān)應(yīng)急采購(gòu)流程：

　　（1）如各市場(chǎng)發(fā)生電氣、水暖、消防設(shè)施突發(fā)性損壞，必須立即進(jìn)行維修，應(yīng)先由維修人員向分公司經(jīng)理報(bào)告損壞情況、原因，并明確所需維修材料。

　�。�2）發(fā)生突發(fā)維修情況，分公司經(jīng)理應(yīng)立即向總經(jīng)理匯報(bào)具體情況，分公司經(jīng)總經(jīng)理同意后，可立即組織人員進(jìn)行維修，維修材料可自行就近采購(gòu)，同時(shí)由分公司綜合管理科科長(zhǎng)向總公司后勤辦公室主任報(bào)告維修材料等費(fèi)用支出情況。

　�。�3）如后勤辦公室人員不能到現(xiàn)場(chǎng)查看，在條件允許情況下，維修時(shí)需進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)拍照。

　�。�4）原則上更換的材料不得丟棄，需經(jīng)后勤辦公室人員查看后方可處置。

　　（5）分公司必須在維修之日起三天內(nèi)，將維修報(bào)告上報(bào)給總公司，履行維修報(bào)批流程手續(xù)。

　　3、日常監(jiān)督管理流程

　�。�1）在分公司領(lǐng)用經(jīng)營(yíng)用品、辦公用品后，后勤辦公室要每月到分公司核查物品使用情況，建立物品使用管理臺(tái)帳，以準(zhǔn)確的掌握各分公司物品的使用情況，做好使用記錄。

　　（2）各分公司在使用物品過(guò)程中發(fā)生損壞，不得私自處置損壞物品，需經(jīng)后勤辦公室實(shí)際查看后，方可進(jìn)行以舊換新。

　　五、附則

　　1、本辦法未盡事宜由后勤辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　2、本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。